Dienstfahrrad und Steuerrecht
Autor: MMag. Dr. Anton Kaiser
Datum: 31. Mai 2023
Mit der wärmeren Jahreszeit werden wieder vermehrt Fahrräder genutzt, um sowohl berufliche als auch private Wege umweltfreundlich, stressfrei und auch gesund, zurückzulegen. Dienstfahrräder, sowohl „normale“ als auch „E-Bikes“ erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Immer öfter werden Fahrräder unter dem Begriff „Jobrad“, „Lease a bike“ oder ähnlichem beworben. Folgende grundsätzliche steuerliche Rahmenbedingungen sind zu beachten, wenn Unternehmen Fahrräder kaufen oder leasen und ihren Mitarbeitern im Rahmen des Dienstverhältnisses ein Fahrrad (E-Bike oder normal) zur Verfügung stellen, welches auch privat genutzt werden kann.
In der Praxis erfolgt dies durch zwei Modelle. Zum einen kann der Dienstnehmer beim Neueintritt neben einem Barbezug auch einen entsprechenden Sachbezug vereinbaren. Gleiches gilt, wenn der Mitarbeiter zusätzlich zu einem bestimmten Barbezug als Gehaltserhöhung auch einen Sachbezug im Rahmen der privaten Nutzungsmöglichkeit eines Dienstfahrrades bekommt. Zum anderen kann der Dienstnehmer im Rahmen der kollektivvertraglichen Möglichkeiten durch eine Gehaltsumwandlung auf einen Teil seines bisherigen Bezuges verzichten und dafür das Recht der privaten Nutzung des Dienstfahrrades erhalten.
Lohnsteuer und Sozialversicherung
Kann ein Dienstnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses auch Gegenstände des Dienstgebers für private Zwecke nutzen, liegt grundsätzlich neben der Entlohnung in Geld auch ein Sachbezug vor. Allerdings gilt für die Zurverfügungstellung von Fahrrädern (E-Bikes und normalen) ein Sachbezug von Null, somit im Ergebnis eine Sachbezugsbefreiung. Durch eine Änderung der Sachbezugswerteverordnung Ende letzten Jahres wurde klargestellt, dass für E-Bikes und Dienstfahrräder die Sachbezugsbefreiung auch im Fall einer Gehaltsumwandlung gilt, solange das verbleibende kollektivvertragliche Mindestentgelt nicht unterschritten wird. Dies gilt auch für die Sozialversicherung. Eine Gehaltsumwandlung sollte jedenfalls schriftlich vereinbart werden.
Umsatzsteuer
Der Vorsteuerabzug steht voll vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern zur Gänze zu, unabhängig davon, wie hoch der Anteil der privaten Nutzungen durch den/die Dienstnehmer ist. Selbst bei 100%iger privater Verwendung durch den Dienstnehmer steht der Vorsteuerabzug in voller Höhe zu, da auch diese Fahrten durch den Leistungsaustausch (Dienstnehmer erbringt Arbeitsleistung) einen Bezug zum Unternehmen darstellen. Es sind daher in der Regel auch keine Aufzeichnungen über dienstliche bzw. private Nutzungen erforderlich. Ein Ausweis am Lohnkonto ist auch nicht notwendig.
Gewinnermittlung beim Dienstgeber
Werden die Fahrräder angekauft, sind diese zu aktivieren und grundsätzlich auf eine Dauer von 5 Jahren abzuschreiben. Allfällige Investitionsbegünstigungen (degressive Afa und Gewinnfreibetrag) können nach den allgemeinen Bestimmungen geltend gemacht werden. Werden die Fahrräder geleast, sind die Leasingraten laufender Aufwand.
Kauf Dienstfahrrad durch Dienstnehmer vom Dienstgeber
Erwirbt ein Dienstnehmer ein Fahrrad oder E-Bike vom Dienstgeber, stellt sich die Frage, inwieweit dadurch ein Sachbezug entsteht. Nach den Lohnsteuerrichtlinien bestehen keine Bedenken, den Kaufpreis wie folgt zu ermitteln: aktueller steuerlicher Buchwert abzüglich eines pauschalen Abschlages von 20 %, zuzüglich Umsatzsteuer von 20 %. Ergibt sich ein Buchwert von Null, ist kein Sachbezug anzusetzen. Ergibt sich ein höherer Wert und wird dieser bezahlt, liegt kein Sachbezug vor. Der nachfolgende Kauf des Dienstfahrrades kann auch mit einer vorhergehenden finanziellen Beteiligung des Dienstnehmers durch eine zeitlich begrenzte Gehaltsumwandlung verbunden werden. Ein solches Modell ist auch zulässig, wenn der Dienstgeber das Fahrrad oder E-Bike least.
Für den Fall, dass Dienstnehmer nahe Angehörige (zB Ehegatte/in, Kinder) sind, ist auf die Angehörigenjudikatur zu achten. Nahe Angehörige sind gleich wie fremde Dienstnehmer zu behandeln (Fremdvergleichsgrundsatz). Vereinbarungen sollen schriftlich abgeschlossen werden und ausreichend nach außen zum Ausdruck kommen, nämlich gelebt werden.
Für eine weiterführende steuerliche Beratung und für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Ausschließlich zum Zweck der besseren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsspezifische Schreibweise verzichtet.
