Kraftfahrzeugnutzung von Mitarbeitern
Autor: Mag. Gerhard Unterberger
Datum: 10. Mai 2019
Welche Kosten kommen auf Mitarbeiter zu, wenn sie ein Firmenfahrzeug privat verwenden?
Der Vorteil, ein firmeneigenes Kraftfahrzeug kostenlos für Privatfahrten zu benutzen, ist für die Lohnsteuerermittlung und die Sozialversicherungsbeitragsermittlung zu bewerten. Dies kann entweder durch umfangreiche und aufwendige Ermittlung der tatsächlich angefallenen Kosten für die Privatfahrten geschehen oder aber durch die Verwendung eines Sachbezugswertes. Der Sachbezugswert ist als eine Art Pauschalwert zu verstehen.
Rechnerisch erhöht der Sachbezugswert das monatliche Einkommen des Mitarbeiters und führt so zu einer höheren Steuerbelastung.
Der Sachbezugswert (= geldwerte Vorteil) beträgt 2 Prozent der Anschaffungskosten eines Kraftfahrzeuges, maximal 960,- Euro monatlich.
Es gibt drei Möglichkeiten, den Sachbezug zu verringern:
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Der alternativ niedrigere 1,5 Prozentsatz ist anzuwenden, wenn der CO2-Emissionswert des Fahrzeuges den Grenzwert von 121g/km (ab 2020 118g/km) nicht übersteigt.
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Der Sachbezugswert kann auf die Hälfte reduziert werden, wenn die monatlichen Privatfahrten nachweislich 500 km nicht überschreiten (jährliche Durchschnittsbetrachtung). Hierfür ist eine lückenlose Dokumentation, wie zum Beispiel durch ein Fahrtenbuch, erforderlich.
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Für Fahrzeuge mit 0 Gramm CO2-Emmissionen (Elektroautos) ist – trotz Privatnutzung – überhaupt kein Sachbezug anzusetzen. Diese derzeit unbefristete Regelung soll den Umstieg auf Elektrofahrzeuge fördern.
Können Mitarbeiter abwechselnd verschiedene Fahrzeuge verwenden (Poolfahrzeuge), ist der Durchschnittswert der Anschaffungskosten aller Fahrzeuge und der Durchschnittswert des auf die Fahrzeuge anzuwendenden Prozentsatzes heranzuziehen. Fazit: Ist unter diesen Fahrzeugen ein Fahrzeug mit dem Sachbezugswert von 2 Prozent enthalten, ist ein Sachbezug von maximal 960,- Euro monatlich anzusetzen. In allen anderen Fällen beträgt der Sachbezug maximal 720,- Euro monatlich.
Einmalige Kostenbeiträge des Mitarbeiters für die Anschaffung eines firmeneigenen Kraftfahrzeuges sind von den Anschaffungskosten abzuziehen. Dadurch ist die Bemessungsgrundlage für den Sachbezug niedriger.
Wesentlich beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer (mehr als 25 % an einer Kapitalgesellschaft beteiligt, Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit, Merkmale eines Dienstverhältnisses) haben seit dem Jahr 2018 die Möglichkeit, dieselbe Sachbezugsregelung wie die Mitarbeiter anzuwenden. Folglich zum Beispiel auch kein Sachbezug für die Verwendung von Elektrofahrzeugen.
