Registrierkassenpflicht für Unternehmer
Autor: Daniela Santner, LLM.oec. BA
Datum: 22. Januar 2020
Unternehmer müssen Ihre Barumsätze einzeln erfassen und hierfür eine Registrierkasse verwenden. Bei bestimmten Umsätzen und Umsatzarten gibt es Ausnahmeregelungen. Für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung gilt die Registrierkassenpflicht nicht.
Grenzen für die Registrierkassenpflicht
Für die Einzelerfassung der Barumsätze müssen Unternehmer eine Registrierkasse verwenden, wenn
- der Jahresumsatz von EUR 15.000,00 je Betrieb und
- die Barumsätze des Betriebes EUR 7.500,00 überschreiten.
Damit die Registrierkassenpflicht besteht müssen beide Grenzen überschritten werden. Zu beachten ist, dass auch Bankomatkarten- und Kreditkartenzahlungen zu den Barumsätzen zählen.
Beginn und Ende der Registrierkassenpflicht
Werden die Grenzen überschritten, tritt die Registrierkassenpflicht ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Umsatzsteuervoranmeldungszeitraumes ein.
Zum Beispiel:
- monatliche Umsatzsteuervoranmeldung: Grenzen überschritten im Februar – Registrierkassenpflicht ab Juni
- vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung: Grenzen überschritten im Mai – Registrierkassenpflicht ab Oktober
Die Registrierkassenpflicht fällt mit Beginn des nächsten Kalenderjahres weg wenn
- die Umsatzgrenzen in einem Jahr unterschritten werden und
- nicht damit zu rechnen ist, dass die Grenzen wieder überschritten werden.
Ausnahmen und Erleichterungen
Für folgende Unternehmen bzw. Umsätze sind Erleichterungen und Befreiungen vorgesehen:
- Umsätze im Freien bis zu EUR 30.000,00 im Jahr
- Bestimmte Automaten (zum Beispiel Zigarettenautomat oder Fahrausweisautomat)
- Onlineshop, wenn keine Barzahlung
- Bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Hütten
Daneben gibt es für mobile Gruppen Erleichterungen bei der zeitlichen Erfassung des Umsatzes in der Kassa. Mobile Gruppen erbringen ihre Leistungen außerhalb des Betriebes (zum Beispiel Masseure, Fremdenführer, usw.). Die Erfassung des Umsatzes in der Kassa kann nach Rückkehr in den Betrieb erfolgen. Vor Ort beim Kunden muss aber ein Beleg (inkl. Durchschrift) ausgestellt werden.
Bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung gibt es keine Registrierkassenpflicht.
Technische Voraussetzungen
Alle Registrierkassen müssen über einen Manipulationsschutz verfügen. Der Manipulationsschutz ist am Kassenbeleg als maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code) erkennbar.
Folgende technische Anforderungen muss die Registrierkasse erfüllen:
- Datenerfassungsprotokoll
- Drucker (oder auch Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Belegen)
- Schnittstelle zur Sicherheitseinrichtung bzw. Signaturerstellungseinheit
- Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 und
- Kassenidentifikationsnummer
Sanktionen
Wenn Registrierkassenpflicht besteht und ein Unternehmer keine den Voraussetzungen entsprechende Registrierkasse nutzt, liegt eine Finanzordnungswidrigkeit vor. Diese wird mit Geldstrafen bis zu EUR 5.000,00 geahndet. Bei fehlenden Aufzeichnungen kann es daneben auch zur Schätzung der Umsätze durch die Behörde kommen.
Laufender Betrieb
Ein Ausfall der Kassa oder der Sicherheitseinrichtung der länger als 48 Stunden dauert ist über FinanzOnline zu melden. Das Datenerfassungsprotokoll muss mindestens quartalsweise auf einem externen Datenträger gesichert werden. Bis zum 15. Februar des Folgejahres ist der Jahresbeleg für jede Registrierkasse zu erstellen und zu überprüfen. Der ausgedruckte Jahresbeleg muss 7 Jahre aufbewahrt werden.
