Heißes Thema: Registrierkassenpflicht

Die Diskussion um die Verpflichtung zur Führung einer Registrierkasse als Gegenfinanzierungsmaßnahme der Steuerreform 2015/16 lässt immer noch zahlreiche Zweifelsfragen offen. Aufgrund der vorliegenden Barumsatzverordnung (BarUV) 2015 und der als Entwurf vorliegenden Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ergibt sich derzeit folgendes Bild für den Unternehmer:

Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016

Betriebe müssen ab 1.1.2016 grundsätzlich alle Barumsätze einzeln mit einer elektronischen Registrierkassa (oder einem anderen elektroni­schen Aufzeichnungssystem) aufzeichnen. Um diese Aufzeichnungen auch gegen Manipulationen zu schützen, ist ab 1.1.2017 die Registrierkasse mit einer entsprechenden Sicherheitseinrichtung auszustatten.

Betroffen sind all jene Betriebe, die einen Jahresumsatz von mehr als € 15.000 und davon über € 7.500 als Barumsätze erzielen. Achtung: der Begriff „Barumsätze“ umfasst nicht nur alle Umsätze, bei denen die Gegenleistung nach dem landläufigen Verständnis mit physischem Bargeld, sondern auch jene Umsätze, wo die Bezahlung mit Bankomat- und Kreditkarten, Barschecks, Gutscheinen, Bons und Geschenkmünzen erfolgt. Nicht darunter fallen Zahlungen, die per Erlagschein oder e-Banking getätigt werden.

Die Grenzbeträge von € 15.000 bzw € 7.500 sind als Nettobeträge zu verstehen.

Werden die entsprechenden Umsatzgrenzen in einem UVA-Zeitraum erstmals überschritten, dann tritt die Registrierkassenpflicht sehr rasch ein, nämlich mit Beginn des viertfolgenden Monats (nach Ende des Voranmeldungszeitraums des erstmaligen Überschreitens). Das heißt, ab Überschreiten der Umsatzgrenzen gibt es nur eine kurze „Schonfrist“ zur Anschaffung und Implementierung einer Registrierkassa.

Beispiel: Beim erstmaligen Überschreiten der Umsatzgrenzen im März 2016, ist ab 1.Juli 2016 eine Registrierkasse zu verwenden.

Achtung: Laut den Erläuternden Bemerkungen zur Regierungsvorlage ist für die Berechnung auch das erstmalige Überschreiten im Jahr 2015 maßgebend. Werden die Umsatzgrenzen zB im November 2015 überschritten besteht Registrierkassenpflicht ab 1. März 2016.

Um die Unveränderbarkeit der Umsätze sicherzustellen, sind die Registrierkassen ab 1.1.2017 mit einer speziellen technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten bzw nachzurüsten. Diese Sicherheits­einrichtung muss mit Hilfe einer kryptografischen Signatur die einzelnen Umsätze sicher speichern. Jede Registrierkasse ist über FinanzOnline zu registrieren und erhält eine eigene Kassenidentifikationsnummer. Technische Details sind in der Registrierkassensicher­heits­­verordnung (RKSV) geregelt.

TIPP: Da die derzeit angebotenen Kassensysteme noch nicht über eine kryptografische Signatur verfügen, gilt es sicher zu stellen, dass der Kassenanbieter dies im Laufe des Jahres 2016 nachrüsten kann.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht

Wie bisher kann die Tageslosung vereinfacht durch Rückrechnung aus den gezählten Kassenend- und Anfangsbeständen (sogenannter „Kassasturz“) in folgenden Fällen ermittelt werden und zieht keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nach sich:

• „Kalte-Hände-Regel“: Betriebe mit einem Jahresumsatz von bis zu maximal € 30.000 und Haus zu Haus Umsätzen oder Umsätzen auf öffentlichen Orten (zB: Fiakerfahrer, Christbaum­verkäufer, Maronibrater etc.)
• Gemeinnützige Körperschaften und kleine Vereinsfeste: unentbehrliche Hilfsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften und entbehrliche Hilfsbetrieb iS der Regelung für kleine Vereinsfeste;
• Für Automaten, die nach dem 31.12.2015 in Betrieb genommen wurden, wenn die Gegenleistung für den Einzelumsatz € 20 nicht übersteigt.

Weitere Vereinfachungen gelten für folgende Unternehmen:

• Onlineshops: Keine Registrierkassenpflicht (trotzdem Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht!), wenn die Bezahlung nicht mit Bargeld erfolgt und eine Vereinbarung über eine Online-Plattform zu Grunde liegt.
• Eine kleine Erleichterung greift bei mobilen Unternehmern mit Außer-Haus-Geschäften (zB Physiotherapeuten, Tierärzte, Fremdenführer, Warenverkäufe auf Märkten), für die grundsätzlich die Registrierkassenpflicht gilt, wenn sie die Barumsatzgrenzen überschritten haben, und die für ihren Betrieb grundsätzlich eine Betriebstätte in einem fest umschlossenen Raum verwenden. Diese Unternehmer müssen vor Ort nur einen händischen Beleg erstellen (Beleg übergeben und Durchschrift aufbewahren!), müssen diesen aber bei ihrer Rückkehr in den Betrieb zeitnah in der Registrierkasse nacherfassen. Auch hier gilt, dass jeder Umsatz einzeln eingebucht werden muss und nicht ein einheitlicher Sammelumsatz!
• Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten: Registrierkassenpflicht für Altautomaten (Inbetriebnahme vor dem 1.1.2016) erst ab 1.1.2027.
• Bei einem geschlossenen Gesamtsystem (mehr als 30 Registrierkassen) muss nur eine Signaturerstellungseinheit bzw ein Signaturzertifikat vorhanden sein. Die Manipulationssicherheit geschlossener Systeme kann auf Antrag per Feststellungsbescheid von der zuständigen Abgabenbehörde bestätigt werden, wenn ein Sachverständigengutachten beigebracht wird.

Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016

Zusätzlich zur Registrierkassenpflicht besteht für jeden Unternehmer (bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten erst ab 1.1.2017) ab 1.1.2016 die Belegerteilungspflicht. Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitzunehmen. Eine Verletzung der Entgegennahme– und Mitnahmepflicht ist nicht strafbar.

Der Beleg muss ab 1.1.2016 folgende Angaben enthalten:

• Eindeutige Bezeichnung des leistenden Unternehmens,
• fortlaufende Nummer zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls,
• Datum der Belegausstellung,
• Menge/handelsübliche Bezeichnung,
• Betrag der Barzahlung.

Ab 1.1.2017 sind noch zusätzliche Angaben erforderlich: Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen, maschinenlesbarer Code (zB QR-Code) zur Überprüfung der Signatur.

TIPP: Der Beleg muss nicht unbedingt in Papierform ausgehändigt werden. Auch ein elektronischer Beleg kann ausgestellt werden, allerdings muss dieser unmittelbar nach der Zahlung zur Verfügung gestellt werden.

Steuerliche Förderung der Kosten für die Registrierkasse

Das BMF rechnet mit Kosten für die Anschaffung bzw Umrüstung einer „einfachen“ Registrierkasse inklusive Sicherheitssystem von € 400 bis € 1.000. Eine Prämie iHv. € 200 für Anschaffungen zwischen 1.3.2015 und 31.12.2016 sowie die sofortige Absetzbarkeit des Aufwands als Betriebsausgabe sollen die Kosten der Anschaffung abfedern.

TIPP: Vergessen Sie nicht, die Prämie iHv € 200 mit Ihrer jährlichen Steuerklärung zu beantragen (frühester Zeitpunkt der Geltendmachung: mit der Steuererklärung 2015). Diese wird Ihrem Abgabenkonto gutgeschrieben.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Registrierkassenpflicht

• Die Nichtverwendung einer Registrierkasse führt dazu, dass die gesetzliche Vermutung der Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen verloren geht. Dies führt in begründeten Fällen dazu, die sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen, was in der Regel eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 184 BAO nach sich zieht. Wird allerdings der Einzelaufzeichnungspflicht bei Barumsätzen durch eine lückenlose Dokumentation entsprochen und werden Einzelumsätze lediglich nicht in eine Registrierkasse eingetippt, bleibt für eine Schätzung nach § 184 BAO kein Raum. Nichts desto trotz stellt die Nichtverwendung einer Registrierkasse eine Finanzordnungswidrigkeit dar, die mit einem Strafrahmen bis € 5.000 bedroht ist.
• Die Nichtausfolgung eines Belegs stellt eine Finanzordnungswidrigkeit mit einem Strafrahmen bis € 5.000 Wie erwähnt bleibt die Nichtannahme des Belegs durch den Kunden sanktionslos.
• Der neu eingeführte Tatbestand der vorsätzlichen Manipulation von Registrierkassen zielt auf Veränderungen, Löschung oder Unterdrückung von Daten automationsunterstützt geführter Aufzeichnungssysteme mithilfe eines Programms ab. Der Strafrahmen beträgt bis € 25.000.

Hinweis: im Hinblick auf die zu erwartenden technischen und organisatorischen Schwierigkeiten bei der Umstellung auf eine elektronische Registrierkassa ist von Seiten der Politik angekündigt, von der Festsetzung der Strafen wegen Nichtverwendung einer Registrierkasse im ersten Halbjahr 2016 abzusehen. Eine entsprechende Regelung bleibt abzuwarten.

Einzelaufzeichnungspflicht

Wenn Sie bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung oder sonstigen Einkünften ebenfalls Barumsätze tätigen, müssen Sie sich zwar keine Registrierkasse anschaffen, die Barumsätze aber ab 1.1.2016 einzeln aufzeichnen.

Stand: 27. Oktober 2015