E-Zustellung konkrete Handlungsempfehlung
Die Verpflichtung zum Empfang von elektronischen Zustellungen österreichischer Behörden besteht für Unternehmer ab 1.1.2020. Bereits ab 1.12.2019 können Zustellungen elektronisch erfolgen. Wir dürfen Sie nachfolgend mit konkreten Hinweisen zu den zu treffenden Maßnahmen informieren.
Ausgenommen von der elektronischen Zustellung sind lediglich Kleinunternehmer und Unternehmer, denen die elektronische Zustellung nicht zumutbar ist. Die Nichtteilnahme führt – derzeit noch – zu keinen Sanktionen. Bitte beachten Sie, dass viele Unternehmer bereits automatisch für die elektronische Zustellung durch Übernahme aus FinanzOnline registriert wurden. Welcher Handlungsbedarf in diesen Fällen besteht erläutern wir in Schritt 4. Was bedeutet die Elektronische Zustellung konkret für Sie und was haben Sie zu tun?
Wir empfehlen allen Unternehmern nachfolgende Vorgehensweise in 4 Schritten:
Schritt 1: Aktivieren Sie eine Handy-Signatur
Sollten Sie noch über keine Handy-Signatur verfügen, sollten Sie diese als Erstes beantragen. Die Handysignatur bekommen Sie bei einer Registrierungsstelle oder über FinanzOnline.
Registrierungsstellen sind unter anderem: viele Gemeindeämter, Finanzämter, Gebietskrankenkassen, die Sozialversicherung der gewerblichen Wirtschaft und Bezirkshauptmannschaften. Dort erhalten Sie die Handy-Signatur sofort ausgehändigt. Bei Aktivierung über FinanzOnline wählen Sie nach der Anmeldung den Menüpunkt „Bürgerkarte jetzt aktivieren". Sie erhalten in der Folge einen Rsa-Brief.
Weiterführende Informationen finden Sie auf der Website www.handy-signatur.at.
Schritt 2: Registrieren Sie sich beim Unternehmensserviceportal (USP)
Nach Vorliegen der Handysignatur sollten Sie sich beim Unternehmensserviceportal registrieren. Für die Registrierung bestehen folgende Möglichkeiten:
- Registrierung mit der Handy-Signatur oder Bürgerkarte –
Wenn Sie für Ihr Unternehmen einzelvertretungsbefugt sind UND über eine Handy-Signatur oder Bürgerkarte verfügen. Sie können in diesem Fall die Registrierung auf der Homepage des USP selbst durchführen. Wir empfehlen Ihnen, nach Möglichkeit diese Variante zu nutzen.
- Registrierung mit der FinanzOnline-Zugangskennung –
Wenn Sie Einzelunternehmerin/Einzelunternehmer sind UND eine FinanzOnline-Zugangskennung besitzen oder für Ihr Unternehmen über eine FinanzOnline-Zugangskennung mit Administrator-Rechten verfügen, registrieren Sie Ihr Unternehmen auf www.finanzonline.at durch Klick auf den Link „Zum Unternehmensserviceportal registrieren".
- Über das Finanzamt –
Wenn Ihr Unternehmen noch nicht in FinanzOnline registriert ist und über keine einzelvertretungsbefugte Vertretungsperson mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte verfügt, wenden Sie sich an das Info-Center Ihres Finanzamtes.
Weiterführende Informationen zur Registrierung finden Sie auf der Homepage des Unternehmensserviceportals www.usp.gv.at unter häufig gestellte Fragen weiterführende Links::
www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/home/registrieren.html www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/hilfe/faqs/faq_registrierung.html
Der erste Benutzer im USP hat immer Administratorrechte und kann dann entsprechende weitere Benutzer anlegen und Berechtigungen vergeben.
Schritt 3: Erteilen Sie einem USP-Benutzer die Berechtigung als Postbevollmächtigter
Nach der Registrierung im USP müssen Sie der Person/den Personen, welche die Post abholen sollen, die Berechtigung als Postbevollmächtigter erteilen. Dabei ist auch eine E-Mail-Adresse für jede Person zu hinterlegen, an welche die Verständigung geht, sobald eine Zustellung erfolgt ist. Hierzu müssen Sie sich als Administrator anmelden, die Funktion "Administration" aufrufen und der betreffenden Person bei den Verfahrensrechten das Verfahren "Postbevollmächtigter" zuweisen. Sollte es nur einen User geben, der gleichzeitig Administrator ist, muss in der Regel das Verfahren "Postbevollmächtigter" trotzdem zugewiesen werden.
Wichtig: Nachweisliche Zustellungen (RSa/RSb) können nur von Benutzern abgeholt werden, die sich mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte registrieren.
Schritt 4: Registrieren Sie das Unternehmen am Teilnehmerverzeichnis
Betreffend die Registrierung gibt es zwei Möglichkeiten:
- Das Unternehmen wurde bereits automatisch durch Übernahme aus FinanzOnline oder dem elektronischen Rechtsverkehr (ERV) registriert.
In diesem Fall haben Sie ein entsprechendes Informationsschreiben in FinanzOnline oder über den ERV erhalten. Sie erkennen das daran, dass Sie bei Aufruf der Funktion „MeinPostkorb" unter den Profileinstellungen die Möglichkeit haben die Registrierung zu löschen. Sie müssen nichts weiter unternehmen, Zustellungen erfolgen ab 1.12.2019 in „MeinPostkorb". - Das Unternehmen wurde nicht automatisch übernommen.
Verfügt das Unternehmen über einen FinanzOnline-Zugang, kann durch Aktivierung der elektronischen Zustellung gemäß BAO in FinanzOnline UND Hinterlegung einer E-Mail-Adresse vor dem 1.12.2019 erreicht werden, dass die Übernahme noch automatisch erfolgt. Verfügt das Unternehmen über keinen FinanzOnline-Zugang ist eine aktive Registrierung erforderlich. Dies kann bis 1.12.2019 bei einem Zustelldienst (Liste siehe unter: www.bmdw.gv.at/Services/ElektronischeZustellung/Allgemeine-Information-zur-eZustellung.html) erfolgen und danach über „MeinPostkorb" im USP.
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass alle Unternehmen, die über einen FinanzOnline-Zugang verfügen, die elektronische Zustellung in FinanzOnline aktiviert haben und eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, jedenfalls für die elektronische Zustellung registriert wurden und daher ab 1.12.2019 tatsächlich Zustellungen erhalten. Der Unternehmerbegriff ist hier weit gefasst, es werden darunter alle Personen verstanden, die in der betrieblichen Veranlagung der Finanzverwaltung geführt werden, daher zB auch Vermieter und Personen mit Einkünften aus Kapitalvermögen. Sollten Sie automatisch übernommen worden sein, tragen Sie bitte dafür Sorge, dass sie entweder auch tatsächlich Zustellungen über MeinPostkorb empfangen können oder die Registrierung löschen.
Detaillierte Informationen finden Sie in der anschließenden Fragen- und Antwortenliste. Des weiteren finden Sie im Download in Beilage 3 Screenshots zur besseren Orientierung im Unternehmensserviceportal.