Fragen und Antworten zur elektronischen Zustellung

Wer ist zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung verpflichtet?

Ab 1.1.2020 müssen grundsätzlich alle Unternehmen an der elektronischen Zustellung teilnehmen. Ausgenommen sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze für Kleinunternehmer (€ 30.000, ab 2020 € 35.000) nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind (zB Ärzte mit Umsätzen > € 30.000,00) an der elektronischen Zustellung teilnehmen. Darüber hinaus sind jene Unternehmen ausgenommen, für die die Teilnahme aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen unzumutbar ist. Die Teilnahme an der elektronischen Zustellung ist auch nach dem 1.1.2020 unzumutbar, wenn das Unternehmen nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen oder über keinen Internet-Anschluss verfügt. Die erforderliche technische Voraussetzung fehlt etwa, wenn keine internetfähige Hardware im Unternehmen verfügbar ist.

Ab wann können Zustellungen elektronisch erfolgen?

Grundsätzlich können Zustellungen ab 1.12.2019 elektronisch erfolgen, wenn der Unternehmer im Unternehmerserviceportal (USP) zum Empfang von elektronischen Zustellungen registriert ist. Eine Verpflichtung besteht erst ab 1.1.2020. Tatsächlich zugestellt wird jedoch nur, wenn man zur elektronischen Zustellung registriert ist.

Wie erfolgen elektronische Zustellungen bzw. benötigt mein Unternehmen künftig jedenfalls einen Zugang zum Unternehmensserviceportal?

Elektronische Zustellungen erfolgen über das Unternehmensserviceportal oder allenfalls für am elektronischen Rechtsverkehr (ERV) teilnehmende Unternehmen über den ERV. Das Unternehmen muss daher jedenfalls am Unternehmensserviceportal registriert sein. Im USP wurde der Dienst „MeinPostkorb" geschaffen, um zugestellte Post abholen zu können. Im USP benötigt zumindest eine Person die Rolle des Postbevollmächtigten. Dieser kann die elektronischen Zustellungen abrufen.

Wie erfolgt die Registrierung zur elektronischen Zustellung?

Es gibt im Wesentlichen drei Möglichkeiten, wie die Registrierung erfolgen kann:

• Automatische Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis (FinanzOnline Zugang liegt vor, elektronische Zustellung in FinanzOnline ist aktiviert und E-Mail-Adresse ist hinterlegt)
  FinanzOnline-Teilnehmer, die nicht auf die elektronische Zustellung nach der BAO verzichtet haben, eine E-Mail-Adresse in FinanzOnline hinterlegt haben und Unternehmer im Sinne des § 3 Z 20 Bundesstatistikgesetz 2000 (laut Homepage des USP alle Unternehmen, die in der betrieblichen Veranlagung der Finanzverwaltung geführt werden) sind, werden ab 1.7.2019 automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übermittelt. Die Unternehmer gelten dann als angemeldete Teilnehmer. Dies gilt auch für Unternehmer die zB wegen Unterschreiten der Umsatzgrenzen (Kleinunternehmer) nicht zur Teilnahme verpflichtet sind. Wollen solche Unternehmer nicht an der elektronischen Zustellung teilnehmen, müssen sie ins USP einsteigen und in MeinPostkorb die Registrierung aus dem Teilnehmerverzeichnis löschen. Jeder Unternehmer, der ins Teilnehmerverzeichnis übernommen wurde, hat in seine Databox in FinanzOnline eine Mitteilung hierüber erhalten. Ein Muster finden Sie in Beilage1. Eine Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis erfolgte auch dann, wenn kein USP-Zugang vorliegt. Es sollte in diesem Fall ehestmöglich ein USP-Zugang hergestellt werden.
  
  
• Keine automatische Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis (FinanzOnline Zugang liegt vor, elektronische Zustellung in FinanzOnline ist nicht aktiviert und/oder E-Mail-Adresse ist nicht hinterlegt oder es liegt kein FinanzOnline-Zugang vor)
  Unternehmer, die über einen FinanzOnline Zugang verfügen, haben ebenfalls eine Mitteilung in FinanzOnline erhalten. Ein Muster finden Sie in Beilage2. Haben Unternehmer dieses Schreiben erhalten oder sind sie nicht zu FinanzOnline registriert, erfolgte auch keine Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis zur elektronischen Zustellung. Unternehmer, die bereits einen FinanzOnline-Zugang haben, können bis 1.12.2019 durch Aktivierung der elektronischen Zustellung in FinanzOnline und Hinterlegung einer E-Mail-Adresse noch automatisch ins Teilnehmerverzeichnis übernommen werden. Sollte kein FinanzOnline-Zugang bestehen, kann man sich entweder bis 30.11.2019 bei einem Zustelldienst oder ab 1.12.2019 direkt im USP anmelden. Dafür muss ein USP-Zugang beantragt werden und die elektronische Zustellung muss in MeinPostkorb aktiviert werden.
  
  
• Es besteht ein Zugang zum elektronischen Rechtsverkehr (ERV) – betrifft insbesondere Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftstreuhänder
  ERV-Teilnehmer wurden ebenfalls ins Teilnehmerverzeichnis übernommen. Bei der Übernahme aus dem ERV wird gleichzeitig die Weiterleitung sämtlicher Schriftstücke von MeinPostkorb im USP in den ERV aktiviert. Mit der Aktivierung der Weiterleitung, werden alle an den ERV-Teilnehmer im Wege der eZustellung adressierten Nachrichten in den ERV übermittelt und können dort mit den jeweils eingesetzten ERV-Lösungen abgeholt werden. In den ERV weitergeleitete Nachrichten sind nur in diesem vorhanden. Im Anzeigemodul MeinPostkorb können diese Nachrichten nicht gelesen werden. Im Zuge der Weiterleitung von nachweislichen Zustellungen wird der Zustellungszeitpunkt gemäß der Umsetzung im ERV (nach Gerichtsorganisationsgesetz) bestimmt. In den Einstellungen zu MeinPostkorb kann die Weiterleitung in den ERV jederzeit deaktiviert/reaktiviert werden.
  

Benötige ich zum Einstieg und zur Aktivierung eine Handysignatur oder Bürgerkarte?

Um E-Zustellungen empfangen zu können, ist eine Authentifizierung erforderlich. Die Personifizierung ist in manchen Fällen auch über private FinanzOnline-Zugangsdaten möglich. Empfohlen wird jedoch die Authentifizierung mittels Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte. Mit dieser Authentifizierungsform kann in allen Fällen eine Anmeldung zum USP und zur elektronischen Zustellung erfolgen.

Wie kann ich feststellen, ob mein Unternehmen zur elektronischen Zustellung registriert ist?

Das ist im USP im Anzeigemodul MeinPostkorb möglich. Unter dem Menüpunkt „Profileinstellungen" sehen Sie, mit welcher E-Mail-Adresse eine Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis erfolgt ist und können diese ändern oder weitere hinzufügen. Können Sie in MeinPostkorb unter den Einstellungen die Menüfunktion „Registrierung löschen" auswählen, wurden Sie jedenfalls ins Teilnehmerverzeichnis übernommen. Wird die Menüfunktion nicht angezeigt, ist das Unternehmen nicht im Teilnehmerverzeichnis eingetragen. Ohne USP-Zugang ist eine Überprüfung bzw. ein Widerspruch nicht möglich.

Welche Zustellungen erfolgen künftig elektronisch in MeinPostkorb?

Bundesbehörden sind ab 1.1.2020 verpflichtet, elektronische Zustellungen zu ermöglichen. Von der Verpflichtung sind alle Angelegenheiten, die in der Gesetzgebung Bundessache sind, umfasst. Somit sind auch die Länder und Gemeinden im Rahmen der mittelbaren Bundesverwaltung betroffen. Anderen Behörden steht die Teilnahme frei. Eine Nicht-Teilnahme ist aber auch für die Behörden vorerst sanktionslos. Welche Behörden, ab wann, welche Schriftstücke tatsächlich in MeinPostkorb zustellen, ist derzeit nicht bekannt.

Werden auch nachweisliche Zustellungen (RSA/RSB) elektronisch zugestellt?

Nachweisliche Zustellungen sind optional. Zur Aktivierung der nachweislichen Zustellung ist in MeinPostkorb der Link „Jetzt upgraden" zu wählen. Offen ist, ob die Option auch wieder rückgängig gemacht werden kann. Wird kein Upgrade durchgeführt, erfolgen nachweisliche Zustellungen weiterhin postalisch mittels RSa-Brief oder Rsb-Brief. Für die Aktivierung und die Abholung der nachweislich zugestellten Schreiben ist zwingend ein Einstieg in das USP mit Bürgerkarte/Handysignatur erforderlich. Das Upgrade bietet den Vorteil, dass RSa/Rsb-Briefe – im Falle einer nicht erfolgreichen Zustellung – nicht mehr am Postamt abgeholt werden müssen. Das Upgrade wird daher häufig Sinn machen.

Kann ich mich von der elektronischen Zustellung abmelden?

Sie können der Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis „widersprechen", indem Sie in Ihrem USP-Konto aktiv eine Löschung der Registrierung zum Teilnehmerverzeichnis vornehmen. Für die Löschung loggen Sie sich in Ihr USP-Konto ein, öffnen das Anzeigemodul MeinPostkorb und wählen in der Menüfunktion „Einstellungen" den Menüpunkt „Registrierung löschen" aus. Die Abmeldung gilt unmittelbar. Sie sind dann im Rahmen der elektronischen Zustellung nicht mehr adressierbar. Zustellungen erfolgen wie bisher postalisch. Eine erneute Registrierung ist erst wieder ab dem 1.12.2019 möglich. § 1b E-GovG sieht vor, dass der Widerspruch [= die aktive Abmeldung] mit 1. Jänner 2020 seine Wirksamkeit verliert (ausgenommen für Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind). Rechtlich ist der Widerspruch (= die Abmeldung) dann nicht mehr zulässig. Die Löschung der Registrierung bleibt aber auch nach dem 1.1.2020 aufrecht. Um an der eZustellung teilzunehmen, muss im USP erneut eine Anmeldung erfolgen.

Welche Konsequenzen hat es, wenn ich mich von der elektronischen Zustellung abmelde?

Ab 1.1.2020 sind Sie – ausgenommen Sie sind Kleinunternehmer oder die Teilnahme ist Ihnen unzumutbar–zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung verpflichtet. Derzeit sind zwar keine Sanktionen für eine Nicht-Teilnahme vorgesehen, es ist aber davon auszugehen, dass es sich dabei nur um eine Übergangslösung handelt.

Werden Daten zwischen USP und FinanzOnline ausgetauscht?

Nur die erstmalige Übernahme in das Teilnehmerverzeichnis von E-Zustellung erfolgt aus den Teilnehmerdaten von FinanzOnline. Danach erfolgt eine Übermittlung ins Teilnehmerverzeichnis nur für neue FinanzOnline-Teilnehmer. Die Teilnehmer erhalten diesbezüglich eine Information und können in der Folge ihre Daten im USP kontrollieren und anpassen. Nach der erstmaligen Übernahme, werden keine Daten mehr synchronisiert. Wird zB die E-Mailadresse in FinanzOnline geändert, wirkt sich das auf das USP nicht aus. D.h. die Daten sind in beiden Systemen zu warten. Zustellungen in FinanzOnline können auch in MeinPostkorb angezeigt werden. In den Einstellungen von MeinPostkorb können Sie diese Anzeige deaktivieren.

Ist es möglich, Postbevollmächtigte nur zur Abholung bestimmter Zustellungen festzulegen?

Nein. Im Gegensatz zu FinanzOnline haben Postbevollmächtigte im USP Zugriff auf alle Zustellungen, die in MeinPostkorb eingegangen sind. Die Funktion von MeinPostkorb ist einer Zustellvollmacht für postalische Zustellungen nachgebildet, die ebenfalls für alle Schriftstücke gilt. Eine Abholung von nachweislichen Zustellungen ist jedoch nur möglich, wenn die Anmeldung zum USP mittels Handysignatur oder Bürgerkarte erfolgte (siehe Punkt 8).

Kann eine Abwesenheit bekanntgeben werden?

Ja. Unternehmen können sich für einen Zeitraum von maximal 28 Tagen von der elektronischen Zustellung abwesend melden. Diese Abwesenheitsmeldung wird im Rahmen der Einstellungen in MeinPostkorb eingegeben und gilt unmittelbar.

Vorsicht: 

• Die eingetragene Abwesenheit gilt nur für die elektronische Zustellung; diese wird während dieser Zeit nicht vorgenommen. Den Behörden steht es aber frei in diesem Zeitraum Dokumente per Post zu versenden.
• Diese Abwesenheiten gelten nicht für Zustellungen lt. BAO. Nachrichten der Finanz-verwaltung werden trotz der im USP angemerkten Abwesenheit rechtswirksam in die Databox zugestellt.

Stimmt es, dass Nachrichten automatisch nach kurzer Zeit wieder aus MeinPostkorb gelöscht werden?

Ja. Nachrichten werden nach Ablauf der gesetzlichen Vorhaltefrist automatisch gelöscht – unabhängig vom Systemordner in dem sich die Nachrichten gerade befinden. Bei nachweislicher Zustellung ist das Dokument zwei Wochen zur Abholung bereitzuhalten und nach Ablauf weiterer acht Wochen zu löschen (§ 35 Abs. 4 ZustellG), Dokumente ohne nachweisliche Zustellung sind zehn Wochen zur Abholung bereitzuhalten und danach zu löschen (§ 36 Abs. 3 ZustellG). Empfangene Nachrichten sind daher unbedingt zeitnah nach dem Empfang in einem eigenen System zu speichern. Nicht gelesene Nachrichten werden ebenfalls gelöscht. Wird das Dokument nicht innerhalb der Abholfrist geöffnet, so gilt das Dokument als „nicht abgeholt". Der Versender wird davon informiert. 

Ab wann gilt ein behördliches Schriftstück in MeinPostkorb als zugestellt?

Zustellung ohne Zustellnachweis gelten mit dem Zeitpunkt der erstmaligen Bereithaltung zur Abholung, also wenn diese in MeinPostkorb gestellt werden, als zugestellt. Der Empfänger ist an die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte E-Mail-Adresse unverzüglich oder spätestens am selben Tag von der Zustellung zu verständigen. Dabei sind Absender und Datum der Versendung anzugeben. Hat der Empfän-ger mehrere E-Mail-Adressen bekanntgegeben, so ist die elektronische Verständigung an alle Adressen zu versenden. Auch bei Zustellung mit Zustellnachweis (RSa, RSb) ist eine entsprechende Verständigung zu versenden. Diese hat zusätzlich das Ende der Abholfrist, einen Hinweis auf das Erfordernis einer Bürgerkarte/Handysignatur zur Abholung sowie einen Hinweis auf den Zeitpunkt, mit dem die Zustellung wirksam wird zu enthalten. Wird das Dokument nicht innerhalb von 48 Stunden abgeholt, so hat eine zweite elektronische Verständigung zu erfolgen. Grundsätzlich gilt die Zustellung als am ersten Werktag nach der Versendung der ersten elektronischen Verständigung bewirkt, wobei Samstage nicht als Werktage gelten. Die Zu-stellung gilt als nicht bewirkt, wenn die elektronischen Verständigungen nicht beim Empfänger einlangen, doch wird sie mit dem Einlangen einer elektronischen Verständigung folgenden Tag innerhalb der Abholfrist wirksam. Das Dokument gilt jedenfalls mit seiner Abholung als zugestellt.

Die Zustellung gilt jedoch als nicht bewirkt, wenn der Empfänger von den elektronischen Verständigungen keine Kenntnis hatte oder von diesen zwar Kenntnis hatte, aber während der Abholfrist von allen Abgabestellen nicht bloß vorübergehend abwesend war. In diesem Fall wird die Zustellung an dem der Rückkehr an eine der Abgabestellen folgenden Tag innerhalb der Abholfrist wirksam, an dem das Dokument abgeholt werden könnte.

Weiterführende Infos und Beilagen finden Sie in der Downloadversion.

Quellen bzw. weiterführende Informationen finden Sie unter:

WKO:
www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/faq-e-zustellung.html
Stand 31.10.2019

USP-Portal:
www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/hilfe/faq.html
Stand per 12.11.2019

KSW:
FAQs betreffend die neue elektronische Zustellung (eZustellungNEU) Stand 1.10.2019
Rechtsgrundlage: Bundesgesetz über die Zustellung behördlicher Dokumente